JORGE

JORGE

ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS:

ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS:
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:
.- Por orden cronológico, alfabético y numérico
.- Por grupos de documentos
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente.
En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.

ARCHIVO ALFABETICO POR ASUNTOS

USOS:

los siguientes son algunos casos en los cuales se recomienda el uso de un sistema por asuntos:

1)departamentos de investigaciones cientificas, en donde sea conveniente archivar la informacion bajo las áreas o temas de los diferentes estudios que se éstan llevando a cabo.

2)oficinas donde el interes sdse enfoca, principalmente, no en corresponsal en particular, sino en el cuadro general de la situacion. por ejemplo para un agente de compras de equipos resulta mas conveniente agrupar la informacion por las clases que de dicho equipo hay en el mercado, que por las diferentes casas o personas que lo distribuyen o representan.

3)oficinas que conservan material didactico.

4)instituciones que por la naturaleza de su trabajo requieran que sus articulos o productos se identifiquen por grupos.

EL ARCHIVO POR ASUNTOS SE SUBDIVIDE EN:

ARCHIVO POR ASUNTOS ESTILO DICCIONARIO

no tiene división ni subdivisión de temas, debido a que estos estdan ordenados en secuencia alfabética. como las palabras de un diccionario no es necesario tener un tarjetero.

Se usa en negocios pequeños y en otras situaciones en las cuales no es necesario la división de los temas.

Al final de cada guia debe colocarse una carpeta con el nombre de VARIOS o MISCELANEO, donde se guardan los documentos que no tienen carpeta en el archivo y que por ser menos de cinco no se justifica abrir una carpeta individual. Esta ira en segunda posicion y de un color diferente.

Las guias principales contienen el orden alfabetico del grupo. Detras de estas guias estan colocadas las carpetas con los nombresde los documentos.

VEASE FIGURA 1.

ARCHIVO POR ASUNTOS ESTILO ENCICLOPEDIA

Se orgaizara es esta forma, cuando los asuntos estan agrupados por relaciones logicas al mismo tiempo que en orden alfabetico.

Tiene titulos importantes o principales ordenados alfabeticamente los cuales a su vez, tienen diviciones y subdiviciones.

Al igual que en el tipo diccionario, debe llevarse una carpeta de varios o miscelaneo. Es util porque reúne lo que hay sobre un mismo asunto.

DESVENTAJAS:

Es costoso porque requiere del personal especializado y una mayor cantidad de tiempo para la preparacion del material.


VEASE FIGURA 2.

DISPOSICION DE LAS GUIAS Y SUBGUIAS, O GUIAS AUXILIARES

El sitio donde va la pestaña de la guia determinada la posicion de la misma y recibe el nombre de guia en primera posicion, segunda posicion, tercera posicion, segun la ubicacion que tengan.

En la clasificacion por asuntos se usan:

GUIAS AUXILIARES: Letras del alfabeto, en primera posicion.

GUIAS PRINCIPALES: Nombres de grupos, en segunda posicion.

SUBGUIAS: Para separar subgrupos dentro de cada grupo, en tercera posicion.




CONTROL CRUZADO

Entre la correspondecia comercial que se debe archivar hay documentos en los cuales se tratan dos o mas temas en su texto, lo cual dificulta hasta cierto punto la labor de archivar, porque cada asunto debe quedar en su respectiva carpeta para facilitar su consulta oportuna.

Para estos casos se hará uso del Control Cruzado, que es un formato empleado para dejar constancia en una carpeta de que en otra hay una comunicacion que trata un tema relacionado con ese asunto, pero que debido a su contenido multiple el original ha sido archivado en otra.

Con el Control Cruzado se podra en un futuro solucionar el problema de archivo de cartas que contienen varios temas en su texto.

1) Forma impresa:
Tienen dos partes fundamentales. Una para registro y resumen y la segunda para orientar la consulta del original.

2) Diligenciamiento:
Para su diligenciamiento deberan seguirse las siguientes instrucciones:
- En el renglon que dice: "Para carpeta de", se escribe el titulo de la carpeta en la cual se va a colocar la Hoja de Control Cruzado.

- En el renglon "No" se escribe el número que corresponda al codigo del tema, si el archivo por asuntos es numerico.

- El cuadro que identifica el "documento", tiene las siguientes casillas: "clase" "fecha" "numero".

- "Resumen". En esta parte se escribe una sintesis, o el parrafo en el cual se trata lo relacionado con el tema que se identifica en la carpeta.

- "Consultese". Aqui se indica la segunda parte del control cruzado, osea, lo relacionado con la guia de consulta del documento original que dio lugar a ésta.

- En el renglon "En la carpeta de" se escribe el nombre en la cual se archivo el documento original.

- En el renglon "No " se escribe la codificacion que tiene el documento original.



VEASE FIGURA 3.

¿ SABIAS QUE ?

En la Clasificacion Alfabetica por Materia o por Asuntos, Algunas de las empresas archivan sus documentos por el contenido y no se basan por su caracteristica, tales como: personas naturales o juridicas, ni lugares geograficos, si no que generalmente se centran en el asunto o tema al que se refiere cada documento.

La clasificacion alfabetica por materias o asuntos tambien es conocida como la clasificación analitica o sistematica, consiste en leer detenidamente, la correspondencia o subrayar, el tema o temas de que se trata cada documento.

domingo, 24 de febrero de 2008

sistema de ordenacion por asuntos

11 comentarios:

Anónimo dijo...

falta mas informacion esta muy incompleto, aunque el tema es demasiado bueno....... deberian quitar las imagenes que no correspondan con la informacion.......... esto no es un casting

Anónimo dijo...

aunque las imagenes son buenas ese man de ojos verdes no concuerda con el tema............ esto no es un estudio fotografico

Anónimo dijo...

FALTA MAS POR QUE A MI MI PROFESORA ME MANDA A CONSULTAR QUE SON SISTEMas de ordenamiento y yo no los veo por ningun lado ok ...

Roxana dijo...

Falta informacion la k aki sta no m sirve d nada sta muii inkompleta i las imagenes salen sobrando lo k io keriia era informacion!!!

Anónimo dijo...

PUES DE ACUERDO CON LOS DEMÁS NO ESTOY YA QUE UNO JUZGA DEPENDE A LO Q BUSCA Y ESTO ERA EXACTAMENTE LO Q BUSCABA ME SIRVIÓ DE MUCHO............

Anónimo dijo...

PUES DE ACUERDO CON LOS DEMÁS NO ESTOY YA QUE UNO JUZGA DEPENDE A LO Q BUSCA Y ESTO ERA EXACTAMENTE LO Q BUSCABA ME SIRVIÓ DE MUCHO............

Anónimo dijo...

PUES DE ACUERDO CON LOS DEMÁS NO ESTOY YA QUE UNO JUZGA DEPENDE A LO Q BUSCA Y ESTO ERA EXACTAMENTE LO Q BUSCABA ME SIRVIÓ DE MUCHO............

Anónimo dijo...

PUES DE ACUERDO CON LOS DEMÁS NO ESTOY YA QUE UNO JUZGA DEPENDE A LO Q BUSCA Y ESTO ERA EXACTAMENTE LO Q BUSCABA ME SIRVIÓ DE MUCHO............

Anónimo dijo...

es verdad a mi me parecio bien y esta muy interesabte si ellos lo hacen mejor que me avisen jum!

Anónimo dijo...

esto no cncuerda con lo que consulte , y esas imagenes que anuncian

Anónimo dijo...

hola estuvo muy buena la información pero le falto mucho mas ok